6 conseils pour gérer efficacement vos e-mails

6 conseils pour gérer efficacement vos e-mails

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Ok, si vous avez mis en œuvre nos conseils sur la façon de faire parvenir vos e-mails dans les boîtes de réception de vos prospects, de les engager et d’améliorer votre taux de réponse, il est très probable que votre boîte de réception soit remplie de nombreux messages.  free webmail

Mais si nous gardons à l’esprit qu’en plus des réponses de prospects très attendues, vous recevez également un certain nombre d’autres emails, dont certains sont des promotions, des mises à jour de médias sociaux et d’autres messages différents, il est clair que votre boîte de réception peut se transformer en un véritable fouillis. 

Puisque nous parlons de centaines d’emails envoyés et reçus quotidiennement, rester au sommet de toute cette charge de travail et ne pas se laisser distraire peut être un défi. 

C’est pourquoi il est crucial d’avoir une méthode efficace de traitement des emails qui vous aidera à vous concentrer sur les messages vraiment importants et à ignorer ceux qui n’apportent aucune valeur sans passer trop de temps sur cette tâche. 

 

1. Désignez des moments de vérification des e-mails

Avec l’essor des smartphones, environ 50 % des personnes utilisent leurs appareils mobiles pour vérifier et répondre aux e-mails. 

C’est une option très pratique mais qui peut se transformer en une distraction constante. Les notifications qui ne cessent de sonner peuvent facilement nous pousser à saisir notre téléphone et à commencer à défiler sans fin au lieu de travailler sur notre tâche actuelle. 

Vous pourriez penser que ce n’est pas un problème trop important, mais la vérité est qu’il faut près d’une demi-heure pour retrouver sa concentration après chaque distraction. Faites le calcul, et vous serez surpris de voir combien le smartphone peut vous coûter en perte de productivité. 

Pour éviter ce scénario, mettez en sourdine la notification de vos emails (et autres), et désignez les moments de la journée où vous ouvrirez vos messages et déciderez de ceux auxquels il faut répondre instantanément, de ceux qui peuvent attendre, et de ceux qui peuvent être supprimés. en savoir plus

 

2. Transformez les e-mails en tâches 

Une boîte de réception encombrée peut être un véritable cauchemar. 

Lorsque vous jetez un coup d’œil à tous les messages lus, vous avez du mal à vous souvenir si certains d’entre eux sont importants ou nécessitent une certaine action de votre part. C’est ainsi que les gens oublient de répondre à des courriels ou même ne voient pas un nouveau message dans une telle avalanche de courriels. 

Alors, au lieu de vérifier un nouveau message et de vous dire : ” Je m’en occuperai plus tard dans la journée “, effectuez la tâche tout de suite ou notez-la dans votre liste de choses à faire. Et dans ce cas, vous pouvez supprimer ou cet e-mail de votre boîte de réception ou l’archiver. 

Si vous n’êtes pas sûr d’avoir besoin de l’e-mail que vous avez lu et auquel vous avez répondu à l’avenir, l’option d’archivage fera l’affaire. Au lieu d’appuyer sur supprimer et d’agoniser plus tard, s’il se trouve que vous avez besoin des informations qu’il contient, conservez-le mais d’une manière qui n’encombrera pas votre boîte de réception. Mieux vaut prévenir que guérir! 

N’oubliez cependant pas que, même s’il est courant de répondre à un message électronique dans les 24 heures, n’attendez pas aussi longtemps – répondez aux courriels courts qui ne nécessitent pas plus de cinq phrases immédiatement après les avoir lus. Même si vous êtes en vacances, les courriers importants ne devraient pas rester dans votre boîte de réception plus de 48 heures. 

 

3. Créez des modèles de réponse 

En examinant votre dossier ” envoyé “, vous remarquerez très certainement certaines catégories de réponses – courriers de remerciement, réponses à des courriers de sensibilisation, différentes demandes de renseignements, et tout ce qui est lié à votre domaine de travail. 

Lorsque vous identifiez toutes ces catégories, c’est une bonne idée de créer des modèles de réponse pour chacune d’entre elles afin de ne pas perdre votre temps à taper une réponse similaire une fois de plus. 

Cela signifie que vous pouvez simplement les personnaliser et les ajuster un peu, et vous êtes prêt à partir. Avec cette approche, vous pouvez vous épargner beaucoup de temps. 

Il est utile de mentionner que vous devriez automatiser vos courriels autant que possible. 

 

4. Définissez un rappel de calendrier pour les courriels de suivi 

Parfois, certains courriels ne nécessitent pas seulement une réponse immédiate, mais aussi un message de suivi. 

Même si votre emploi du temps n’est pas trop chargé, il est difficile de garder cela à l’esprit, c’est pourquoi vous devriez utiliser votre calendrier pour vous rappeler de faire le suivi. 

Vous pouvez déplacer ledit message électronique dans le sous-dossier approprié et définir une notification dans votre Google Agenda en ajoutant la date à laquelle vous devez faire le suivi ainsi que le lien vers l’emplacement du dossier. 

 

5. Utilisez des filtres pour trier automatiquement vos e-mails

Si vous laissez simplement tous les e-mails inonder votre boîte de réception sans sélection, vous aurez du mal à déterminer ce qui est important et ce qui ne l’est pas. 

Après avoir créé différents labels et dossiers, il est essentiel de définir des filtres qui enverront automatiquement les emails vers le dossier/label approprié sans vous distraire. 

Vous pouvez facilement le faire dans Gmail en cliquant sur la flèche vers le bas dans le champ de recherche de votre boîte de réception. Entrez les paramètres que vous souhaitez et créez différents filtres. Il existe de nombreux critères que vous pouvez utiliser, notamment les expéditeurs d’e-mails, les lignes d’objet, des mots spécifiques, la taille, etc.

Après avoir créé un filtre, vous pouvez décider où les e-mails qui correspondent aux critères seront dirigés – vers les spams, la boîte de réception ou tout autre dossier.

 

6. Segmentez votre boîte de réception 

C’est une autre tactique que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser vos emails. 

Google a remanié l’une de ses fonctionnalités les plus puissantes, et son déploiement s’est produit le 5 mars 2020.

Vous pouvez avoir plusieurs boîtes de réception en fonction de vos besoins et de vos priorités personnelles. Certaines d’entre elles peuvent être : ” Reply ” (ceux auxquels vous devez répondre), ” Awaiting Reply ” (les courriels auxquels vous attendez que vos destinataires répondent), ” Work ” (les courriels liés au travail), ou si vous avez plusieurs clients une boîte de réception pour chacun d’entre eux.